Wieso ist Medienbruchfreiheit entscheidend um Kosten zu sparen?
Als eines der Hauptziele des E-Government soll Medienbruchfreiheit genutzt werden, um die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen. Bei der elektronischen Verwaltungsarbeit wird der Wegfall von Medienbrüchen als Vorteil für die Entscheider und Führungskräfte angeführt. Der Frage, wieso Medienbrüche so schädlich für die Informationsverarbeitung sind und wie man sie behebt, werden wir in diesem Artikel nachgehen.
Was sind Medienbrüche?
Informationen werden von verschiedenen Medien getragen, z.B. das gesprochene Wort bei einem Telefonat, ein Schriftstück auf Papier, ein Fax, eine E-Mail oder ein elektronisches Dokument. Wenn die gleiche Information bei der Beschaffung oder Verarbeitung auf ein anderes Medium übertragen wird, entsteht ein Medienbruch.
In der Kommunikation mit Behörden ist es für Bürger noch üblich, dass aktuelle Formulare aus einem Portal heruntergeladen, elektronisch befüllt, gedruckt und per Post an die Behörde verschickt wird. In der Posteingangsstelle der Verwaltungsorganisation wird das Dokument wieder eingescannt und manuell oder automatisch die Informationen daraus erfasst. Danach wird ein Bescheid elektronisch erstellt, ausgedruckt und dem Bürger per Post zugestellt. In diesem Prozess entstehen viele Brüche zwischen elektronischen und papierbasierten Medien. Durch diese Brüche wird die Beschaffung oder Verarbeitung der Information fehleranfällig, verlangsamt, erschwert und damit kostenintensiver.
Die klassischen Beispiele für Medienbrüche sind zwischen digitalen und physikalischen Medien. Allerdings warnen wir davor, die Brüche zwischen digitalen Formaten zu unterschätzen, da sie die gleichen negativen Auswirkungen haben. Ein Beispiel für virtuelle Medienbrüche sind z.B. unterschiedliche Bearbeitungs- und Anzeigewerkzeuge für ein Dokumentenformat. In Dokumentenmanagementsystemen ist es üblich für die Bearbeitung von proprietären Formaten wie Microsoft Office die Dokumente auszuchecken, mit dem jeweiligen Programm zu bearbeiten und wieder in das DMS einzuchecken. Obwohl das Dokument nur virtuell vorhanden ist, muss ein Umweg im Verarbeitungsprozess eingegangen werden.
Wie vermeidet man Medienbrüche?
Zu Beginn der Optimierung steht die Ist-Analyse der Geschäftsprozesse anhand der verschiedenen Geschäftsfunktionen in der Wertschöfpungskette der individuellen Behörde. Durch die Dokumentation der Ein- und Ausgangskanäle einer Verwaltungseinheit entsteht eine ganzheitliche Sicht, mit der sich die Brüche in der Kommunikation mit der Umwelt schnell aufdecken lassen. Mit diesem Wissen wird ein Soll-Konzept erarbeitet, das als oberstes Optimierungsziel die Vermeidung von Medienbrüchen hat. Auf Basis dieses Konzepts können dann die einzelnen Bruchstellen bereinigt werden.
Eine klare Zielsetzung für die technologische Unterstützung kann dabei helfen, dass für die Informationsverarbeitung keine oder nur wenige virtuelle Medienbrüche entstehen, indem z.B. möglichst wenig zwischen Anwendungen gewechselt werden muss. Eine eAkte kann dabei sehr gut unterstützen, wenn sie sich in die Bearbeitungswerkzeuge für die häufigsten Dokumentformate integriert. Dazu können z.B. Plugins für die bestehende Textverarbeitungssoftware entwickelt werden. Alternativ ist eine strikte weborientierte Verarbeitung zu empfehlen, wie wir sie mit dem Papierflieger verfolgen.