Nur mit starker Führung wird die eVerwaltungsarbeit ein Erfolg

Wie muss man sich als Führungskraft verhalten, um die Einführung und nachhaltige Wirkung der elektronischen Verwaltungsarbeit sicherzustellen? Hinweise zur Beantwortung dieser Frage werden im Modul "Leitfaden für verantwortlich Führungskräfte" gegeben, welches das erste Modul in der Reihe des "Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit" ist, das wir in diesem Blog aufgreifen.

Wieso sollte die Verwaltungsarbeit elektronisch durchgeführt werden?

Die Motivatoren für einen verstärkten Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) sind zahlreich. Die IKT durchdringt alle Bereiche des Lebens in einer globalisierten Welt: die Wirtschaft, Gesellschaft und Wissenschaft. Damit die Verwaltung mit der Schelligkeit, der Flexibilität und Agilität dieses gesellschaftlichen Lebens mithalten kann, muss sie sich die IKT zu nutze machen, angefangen bei elektronischer Post (E-Mail) aber auch bürgernahen Kommunikationsformen wie soziale Netzwerke. Eine zeitgemäße Modernisierung und Entbürokratisierung der Verwaltung kann nur so sichergestellt werden. Die Hightech-Strategie des Bundes unterstreicht diesen Willen zur Veränderung.

Die Nutzenpotenziale in der behördlichen Arbeit zeigen sich deutlich in der organisationsinternen und -übergreifenden Zusammenarbeit. Es werden adäquate Formen der Teamarbeit, der Koordination und des Wissensmanagement benötigt. Das Teilen und Auffinden von vorhandenen Informationen, die Vernetzung von Akteuren sowie die Koordinierung der unterschiedlichen Gruppen untereinander kann durch virtuelle Plattformen zur Zusammenarbeit unterstützt werden.

Es stellt sich die Herausforderung für Behörden, diese digitalen Potentiale auszuschöpfen. Mit dem richtigen Einsatz können Effizienz, Effektivität und Qualität im Verwaltungshandeln gesteigert werden, bei Reduzierung der personellen und finanziellen Ressourcen. Aus der technischen Perspektive und unserer Praxiserfahrung ist stets darauf zu achten, dass die IKT nicht zum Selbstzweck genutzt werden. Es muss eine sinnvolle Priorisierung von Anwendungsbereichen in der individuellen Behörde gefunden werden, um eine möglichst hohe Effektivität der eingesetzten Ressourcen zu erreichen.

Was ist eigentlich elektronische Verwaltungsarbeit?

Die elektronische Verwaltungsarbeit setzt sich aus drei Bereichen zusammen:

• elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) stellt den Zugriff auf Schriftgut in orts- und zeitunabhängiger Form. Die eAkte ist darauf ausgelegt das Ablegen und Finden von aktenrelevanten Informationen möglichst effizient zu gestalten. Es können hohe Kosten entstehen, wenn relevanten Informationen nicht einfach, schnell und zuverlässig gefunden werden.

• elektronische Vorgangsbearbeitung sorgt für den Verlauf von Informationen in Form von Vorgängen bis zur Ablage in der Akte. Erinnerungen, Wiedervorlagen, Fristüberwachung sowie die Anzeige des Bearbeitungsstatus helfen bei der ordnungsgemäßen Verarbeitung von komplexen Verfahren.

• elektronische Zusammenarbeit unterstützt die organisationsübergreifende, informelle Zusammenarbeit in Projekten und Gremien und hilft beim Austausch von Informationen und Wissen.


Basierend auf diesen drei Säulen versucht die Verwaltungsarbeit in digitaler Gestalt die behördlichen Aufgaben effizienter zu erfüllen.

Was sind die Vorteile der eVerwaltungsarbeit?

Durch die Grundlage der digitalen Informationsverarbeitung zeigen sich verschiedene Vorteile, die generell bei eine elektronischen Informationsverarbeitung im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung anzumerken sind:

• Schnelles Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen, was deutliches Einsparpotential gegenüber dem Suchen von Dokumenten in Aktenschränken bietet.

• ortsunabhängiger, kontinuierlicher, gleichzeitiger Mehrbenutzerzugriff auf Informationen, wenn eine entsprechende Infrastruktur mit Hochverfügbarkeit bereitsteht und von jedem Standort erreichbar ist.

• Unterstützung bei der vollständigen Aktenführung durch eine zentrale Speicherung.

• Wegfall von Medienbrüchen, durch das digitale Abbild als führendes Dokument. Es muss im Idealfall keine physische Variante auf Papier existieren.

• schnellere Abwicklung der Prozesse, z.B. durch automatisierte Entscheidungsfindung auf Basis von gleichförmigen Informationen sowie Dokumentation von Empfangs- und Sendeprotokollen.

• verbesserte Transparenz durch jederzeitige und sofortige Auskunft über Bearbeitungsstände. In eingeschränkter Form auch für Bürger durch eine Verknüpfung in das E-Government.

• automatische Nachweisführung anhand von Ereignissen bei der Verarbeitung. Hier zeigt sich die Dokumentation von jedem Arbeitsschritt als wirkungsvolles Hilfsmittel bei der Nachweisbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Verlaufs einzelner Vorgänge.

• Unterstützung flexibler und informeller Arbeitsweisen mit Kooperation, Koordination und Kommunikation durch virtuelle Arbeitsräume.

Wie führt man Projekte der eVerwaltungsarbeit zum Erfolg?

Die Vorteile und Motivation für die elektronische Verwaltungsarbeit lassen keinen Zweifel daran, dass sich jede Behörde mit der Einführung einer Lösung auf kurze oder lange Sicht ernsthaft auseinander setzen muss. Da die Umsetzung meistens ein komplexer und langfristiger Prozess ist, hängt der Erfolg von vielen Faktoren ab:

• Fokus auf Organisation, da durch eine Umstellung auf elektronische Prozesse die Aufbau- und Ablauforganisation zwingend neu gestaltet werden müssen, um bisherige Brüche und Optimierungspotential in den Prozessketten aufzudecken und zu verbessern. Unter dem Stichwort Business Process Reengineering lassen sich wertvolle Tips zur Optimierung von Geschäftsprozessen finden.

• Die eingesetzten Personalressourcen und Projektorganisation sind aus interdisziplinären Rollen aus Führungsebene, Organisatoren, IT-Fachleuten und Beschäftigten aus der Fachdomäne zu besetzen. Zwischen diesen Rollen muss es klar abgegrenzte Aufgabenbereiche geben. Zusätzlich benötigen die Mitglieder ausreichend Qualifikation, Motivation und eine Durchsetzungsfähigkeit über eine formelle Autorität hinweg.

• Veränderungsmanagement muss aktiv ausgeübt werden, um eine nachhaltige Verhaltensänderung bei den Mitarbeitern zu bewirken. Es muss transparent informiert werden, ideal mit einem Kickoff, um Erwartungen, Ängste, Risiken und Ziele offen zu diskutieren. Durch Vorreiter und Unterstützer für das Projekt lässt sich eine Akzeptanz aus dem inneren heraus entwickeln.

• Unterstützung durch die Hausleitung, was die Vorbildfunktion der Führungsebene anbelangt. Es müssen deutliche Zeichen gezeigt werden, dass an der eVorgangsbearbeitung kein Weg vorbei führt. Die Leitung muss eine klare Wertvorstellung kommunizieren und ausüben.

• finanzielle Ressourcen, Wirtschaftlichkeit des Vorhabens, was im Rahmen eines Messzyklus von Planung, Durchführung und Kontrolle ausgewertet werden kann.

• technische Erfolgsfaktoren, z.B. in Form von Leistungsfähigkeit und Interoperabilität der Software. Die Integrationsfähigkeit und Offenheit von Schnittstellen ist ein kritisches Kriterium, was bei einer falschen Wahl hohe Folgekosten generiert.

Damit keine dieser Faktoren vernachlässigt wird, ist es empfehlenswert auf praxiserprobte Verfahren zurückzugreifen, die aus Erfahrungen in durchgeführten Projekten beruhen. Als zuverlässiger Partner bieten wir dazu Dienstleistungen an, um z.B. anhand eines Masterplans eine schrittweise Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit mit Ihnen zu planen und umzusetzen.

Wieso ist die Führungskraft der entscheidene Faktor?

Die Rolle der Führungskraft wird als Promoter bezeichnet. Auch wenn eine fachliche oder formelle Autorität hilfreich ist, muss diese Rolle eine Person einnehmen, die mit charismatischem Auftreten die folgenden Aufgaben erfüllen kann:

• Aufzeigen einer Vision, die ein klares, konkretes und vorstellbares Bild der Zukunft vermittelt. Ein Zitat von Antoine de Saint-Exupery verdeutlicht die Bedeutung einer Vision für den Erfolg eines Vorhabens:

Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.

• Definition von Zielen die das Projekt in einzelne Schritte aufteilt und auf operationaler Ebene für eine messbare Durchführung dieser Schritte sorgt.

• Definition der Rahmenbedingungen und weiterer Vorgaben bei denen es Abstimmungsbedarf zu anderen Fachbereichen und technischem Synergiepotential gibt, z.B. zum Aufbau einer Serverinfrastruktur.

• Bereitstellen von personellen und finanziellen Ressourcen aus denen sich das Projektteam zusammensetzt und die Aufgaben durchgeführt werden können.

• Abnahme der Planung und Kontrolle des Projektes, was im Kern bedeutet, die Verantwortung zu übernehmen und den Überblick über die Gesamtsituation zu behalten.

• Offene und klare Kommunikation der Zielsetzung und des Vorgehens, um eine stetige Präsenz und Priorität des Projekts darzustellen.

• Wahrnehmen der Rolle als Promoter, um ein eigenes Marketing durch persönliches Auftreten und Kommunikation aufzubauen.

• Vorbildfunktion: Veränderungen selbst leben und für die Umsetzung sorgen, was am einfachsten geht, wenn man selbst ein Early Adopter der neu gestaltenden Lösung ist und aktiv mit dem System arbeitet, Verbesserungsvorschläge liefert und Mund-zu-Mund Werbung im Austausch mit Kollegen betreibt.


Diese Aufgabe sollte möglichst aus eigener Initiative ergriffen werden. Wenn Mitarbeiter bei den anstehenden Änderungen im Projekt keine Motivation erkennen lassen, ist das auf einen Führungsfehler zurückzuführen. Deshalb muss die ausübende Person eine gefestigte Position innehalten, hohes Ansehen bei den Mitarbeitern genießen und sich auch gegen eine populäre Meinung durchsetzen können. Besonders glaubwürdig vertritt man diese Rolle wenn man selbst "mit anpackt" und als Vorreiter agiert.

Das richtige Vorgehen für ein erfolgreiches Projekt

Ein allgemeines Vorgehen bei der Einführung der eVerwaltungsarbeit lässt sich in drei Schritte aufteilen:


• Voruntersuchung, die die Ist-Situation ermittelt, z.B. in Form einer Geschäftsprozessanalyse, um die größten Optimierungsansätze zu erkennen. Durch eine Pilotierung einer Lösung in einem kleinen Bereich mit wenigen Nutzern werden Risiken aufgedeckt und Erfahrungen für eine Einführungsstrategie gewonnen. Wichtig ist hierbei, dass die Pilotierung den Effekt von "Leuchtspurmunition" hat, d.h. bereits alle Systemschichten (Grafische Oberfläche, Applikationslogik, Datenbank, Fachanwendungen, etc.) durchdringt und sämtliche Schnittstellen bereits getestet werden, sodass bei einer größeren Ausrollung ein möglichst geringes Risiko besteht. Mit den gesammelten Erfahrungen kann auch eine Betrachtung zur Wirtschaftlichkeit und den benötigten finanziellen Ressourcen erfolgen.

• Hauptuntersuchung, in der die Ist-Situation gegen die Soll-Konzeption gegenübergestellt wird und die notwendigen Maßnahmen definiert werden, um die Lücke dazwischen zu schließen. Durch die Anforderungen, die im Detail daraus entstehen, können die genauen technischen Voraussetzungen an die Endlösung spezifiziert werden.

• Einführung und Evaluierung: Das erarbeitete Soll-Konzept wird technisch realisiert. Im eingeschränkten Mitarbeiterkreis aus der Pilotierung wird das Konzept getestet und nach einem Evaluierungszeitraum vollständig ausgerollt. Die organisatorische Feinplanung, z.B. zur Schulung der Endanwender, Beauftragung von ausreichender Infrastruktur, Überwachungs- und Ticketing-Systeme für einen technischen Support, kann in dieser Phase umgesetzt werden.

Obwohl diese Phasen sinnvoll scheinen, besteht in diesem sequentiellen Vorgehen ein großes Risiko am Ende eine Lösung zu entwickeln, die nicht den gewünschten Nutzen hat. Mit Hilfe von Agilität im Projekt- und Softwareentwicklungsvorgehen kann dieses Risiko noch weiter minimiert werden, indem kurze Entwicklungs- und Feedbackzyklen z.B. mit den Pilotierungsmitarbeitern wiederholt werden. Durch dieses iterative Vorgehen nähert man sich einer Lösung schrittweise an. Aus unserer Sicht fehlt an dieser Stelle im Leitfaden das Stichwort zur Agilität beim Projektvorgehen.