Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: leichtgewichtig & zukunftsorientiert?

Die Notwendigkeit für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit ist keine Neuigkeit. Ein Zitat aus dem "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OrgeV) verdeutlicht diesen Sachverhalt:

Somit ist die elektronische Be- und Verarbeitung von Informationen, Daten und Vorgängen sowie die Nutzung elektronischer Akten in den Behörden nicht mehr eine Frage des „Ob", sondern eine Frage des „Wie" und „Wann".

Wie Projekte zur Einführung von eAkte & Co. umzusetzen sind, welche fachlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, welche organisatorischen Auswirkungen notwendig sind und wie Führungskräfte für nachhaltige Änderungen sorgen ist für die betroffenen Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung oft unklar. Dazu sind erfahrene Dienstleister notwendig, die bereits erfolgreich Projekte umgesetzt haben und die Fallstricke aus der Praxis kennen.

Modularität reduziert Komplexität

Das OrgeV zeigt klare Strukturen für den Umgang mit der elektronischen Schriftgutverwaltung und den angrenzenden Themen auf. Dazu trennt es verschiedene Module auf, die wir in folgenden Artikeln detaillierter betrachten werden. Aus Sicht einer Systemarchitektur für die Umsetzung dieser Module ist das der richtige Schritt, um die Komplexität der Lösungen zu reduzieren und klare Strukturen zu schaffen. Das Konzept besteht aus den folgenden Bausteinen:

• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte
• Grundlagen und Bedarfsanalyse
• E-Akte
• E-Vorgangsbearbeitung
• E-Zusammenarbeit
• Projektleitfaden

Es wird durch Ergänzungsmodule zur Langzeitspeicherung, Poststelle, elektronischen Signatur, Posteingangsscannen, Datenschutz und Fachverfahren vervollständigt. Diese Module sind momentan in Bearbeitung und noch nicht veröffentlich.


Unser Produkt Papierflieger orientiert sich stark an dem OrgeV. Aus technischer Perspektive trennt sich unsere diensteorientierte Architektur ebenfalls in die fachlichen Module elektronische Akte, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. So können für den jeweiligen Bedarf einer Behörde die Module wahlweise hinzugeschaltet und individuell erweitert werden.

DOMEA hat ausgedient

Das bisherige DOMEA-Konzept hat in den praktischen Resultaten durch die DOMEA-zertifizierten Produkte keine optimalen Resultate gezeigt. Das ist auf verschiedene Faktoren zurückzuführen, aus unserer Sicht aber primär auf die Komplexität im Anforderungskatalog. Es ist nicht zielführend Softwareprodukte mit einer Unmenge an Features zu implementieren, von denen die individuelle Behörde nur einen Bruchteil benötigt. Dadurch entsteht sogar der Konflikt, dass bestimmte Features Seiteneffekte auf projektspezifische Erweiterung haben, die ein hohes Risiko für die Zeitplanung, die Wartung und den Betrieb haben. Hier bestätigt sich deutlich, dass weniger Features mit einem Fokus auf Erweiterbarkeit eine höhere Erfolgschance haben.

Ein Artikel der e-Government Computing bestätigt diese Meinung und ergänzt weitere Faktoren für das Scheitern des DOMEA-Konzepts:

• Die organisatorischen Belange bei der Umsetzung von E-Akte Projekten wurden unterschätzt, was z.B. das kritische Thema des Akzeptanz- Veränderungsmanagements außer Acht lässt.
• Der Anforderungskatalog in Kombination mit dem Zertifizierungsverfahren war zu aufwändig und hat den Fokus auf die Auswahl eines Produkts gelenkt, anstatt die individuellen Bedürfnisse einer Behörde in den Vordergrund zu stellen.
• Zukunftsorientierte Themen wie die elektronische Zusammenarbeit sind durch den starken Fokus auf der Vorgangsbearbeitung vernachlässigt worden. Die Vorgangsbearbeitung ist auch nicht für jede Verwaltung zwingend notwendig.

Das OrgeV trifft den Bedarf der Behörden deutlich besser und hat eine realistischere Chance auf Erfolg. Es reduziert die Komplexität auf einige Kernanforderungen und setzt stattdessen auf Bausteine mit der Möglichkeit zur Erweiterung. Aus Sicht eines Softwareherstellers ist das näher an dem praxiserprobten Vorgehen für die Entwicklung einer Softwarelösung. Einzelne Module, die als separate Dienste genutzt werden können, mit genauen Verantwortlichkeiten und kleinem Featurekern ist der richtige Weg, um eine verständliche und überschaubare Lösungsarchitektur zu entwickeln.

Die Bedeutung von E-Akte Projekten nimmt zu

Es zeigt sich im Marktsegment zur E-Akte ein wachsendes Investitionspotential. Die Pentadoc Marktpotenzialanalyse 2011 hat für 2013 ein Investitionsvolumen von ca. 77,4 Mio. € für Lösungen zur elektronischen Aktenbildung geschätzt. Das Wachstum in diesem Bereich lag in den letzten Jahren immer über dem durchschnittlichen Wachstum des IT-Markts. Obwohl in dieser Betrachtung auch die Privatwirtschaft enthalten ist, sind diese Zahlen nach unserer Meinung wichtige Indikatoren für den digitalen Wandel in der Verwaltung.