Die Markttreiber der elektronischen Verwaltungsarbeit

Die primären Markttreiber für elektronische Aktensysteme beruhen auf politischen und gesellschaftlichen Veränderungen, die eine effizientere Verwaltung von Informationen in der öffentlichen Verwaltung zum Ziel haben.

Hierzu existiert bereits seit dem Jahr 1999 das Konzept Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA) vom Bundesministerium des Innern. Die komplexen DOMEA-Richtlinien wurden im Jahr 2012 durch das leichtgewichtige Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit abgelöst, welches bisher nur von wenigen Produktanbietern aufgegriffen wurde.

Das neue Organisationskonzept motiviert Investitionen und den Einsatz von elektronischen Akten durch steigenden Kostendruck in Behörden und den demografischen Wandel, dem mit Effizienzsteigerungen und attraktiven Arbeitsmitteln für junge Mitarbeiter entgegnet werden sollte. Dazu ist eine Digitalisierung der teilweise noch papierbasierten Verwaltungsarbeit zwingend erforderlich. Zusätzlich müssen neue Angebote für Bürgerinnen und Bürger im Rahmen des eGovernment geschaffen werden.

Durch diese Zielsetzung reiht sich das Organisationskonzept in den größeren Kontext der Hightech-Strategie der Bundesregierung ein, in der Informations- und Kommunikationstechnologien als Schlüsseltechnologie zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsqualität dienen sollen.

In der Praxis zwingen z.B. landesspezifische Reformen die Behörden zum Handeln. Auch das seit August 2013 in Kraft getretene eGovernment-Gesetz bestätigt diese Bewegung und den Drang zur Veränderung. Diese Faktoren führen zu langfristigen Projekten zur Einführung von elektronischen Aktensystemen, mit regelmäßiger Applikationsmodernisierung, die strategische Bedeutung haben.